Formation des équipes au passage à l'eCMR : Stratégies et conseils
20/09/2024 00:00L’adoption de l’eCMR (ou lettre de voiture électronique pour la version française) est une étape devenue quasi-indispensable. En effet, la dématérialisation des documents va apporter plus d’efficacité dans l’exécution des tâches, mais aussi faciliter le respect des exigences légales et réglementaires tout en réduisant les coûts et l’impact environnemental. Cependant, le passage au numérique ne se fait pas en un claquement de doigts : il faut le programmer intelligemment pour que la dématérialisation soit utilisée correctement et à son plein potentiel par vos collaborateurs. L’une des clés du déploiement de l’eCMR est la formation des équipes. C’est pourquoi nous vous proposons des stratégies et des conseils pour vous accompagner dans cet objectif de formation à l’eCMR.
Comprendre les enjeux de l’eCMR
Pour faire adhérer vos équipes à l’utilisation de l’eCMR, il faut dans un premier leur faire comprendre les avantages de cette nouveauté. Mettez en avant le fait que l’eCMR va faciliter les échanges entre les acteurs de la supply chain grâce à une traçabilité optimale, va permettre une réduction de erreurs mais va surtout apporter un gain de temps précieux dans l’édition des eCMR. En effet, couplé avec votre logiciel TMS et autres outils de gestion, l’eCMR est généré quasi-automatiquement, ce qui permet d’éviter les erreurs de saisie et de ne plus perdre de temps pour la création de ce document indispensable à tout transport de marchandise.
En expliquant clairement ces bénéfices, vos collaborateurs ne verront plus la dématérialisation comme une contrainte mais comme une opportunité de gagner en efficacité et en simplicité dans leurs tâches du quotidien.
Evaluer les besoins en formation
Tous les services ne sont pas impactés de la même manière par l’utilisation de l’eCMR. Il vous faudra donc réfléchir au besoin spécifique de chaque service pour déterminer les programmes de formation appropriés pour chacun. Par exemple, l’exploitation devra être capable de générer les eCMR ou les archiver et les conducteurs devront savoir comment l’afficher sur le smartphone et la faire valider lors de chaque livraison.
Rassurez-vous, l’eCMR ne nécessite pas une formation poussée. C’est une solution intuitive qui est conçue pour faire gagner du temps aux acteurs de la supply chain. Il suffit juste de planifier où concentrer ses efforts pour que ce nouveau mode de gestion des lettres de voiture soit opérationnel au plus vite.
Choisir des outils adaptés et ergonomiques
L’outil utilisé pour générer et gérer les eCMR doit être intuitif, et ce, pour tous les utilisateurs. Privilégiez donc une solution facile à prendre en main et compatibles avec l’informatique embarquée de vos camions. Plus l’eCMR sera simple à utiliser, plus vos équipes seront enclins à l’utiliser !
Par exemple, au niveau des conducteurs, l’intégration des eCMR avec l’informatique embarquée est une véritable petite révolution. Des solutions d’informatique embarquée, comme celles que nous proposons chez Eliot, permettent de recevoir et lire les eCMR directement depuis l’informatique embarquée. La gestion des eCMR devient alors un jeu d’enfant pour vos conducteurs, qui n’ont plus qu’à présenter leur smartphone ou le terminal associé à l’unité centrale de l’informatique embarquée pour faire valider une livraison.
Miser sur une formation progressive
Pour ne pas brûler les étapes et laisser le temps à vos équipes de s’adapter à l’utilisation de l’eCMR, prévoyez une approche progressive. Cela permettra à vos collaborateurs de s’adapter efficacement à cette nouvelle méthode de travail et sans surcharger leur emploi du temps. Plusieurs solutions s’offrent à vous pour mettre en place des formations :
- Ateliers pratiques : il est possible d’organiser des ateliers en petits groupes pour présenter l’outil et faire des exercices de prises en main, avec des mises en situation concrètes.
- Formations en ligne : la dématérialisation s’invite aussi au niveau des formations. Réunion en distanciel, tuto vidéos, modules d’e-learning… vous disposez aujourd’hui d’un large choix pour former vos collaborateurs en ligne.
- Accompagnement individuel : si certains collaborateurs rencontrent plus de difficultés et que l’utilisation de l’eCMR est clé sur le poste, vous pouvez envisager un coaching personnalisé avec un formateur pour les aider à se sentir plus à l’aise avec ce type de technologie.
Nommer des référents en interne
Il peut être très utile de désigner des référents en interne pour chaque équipe. Ces référents, collaborateurs formés à fond sur l’eCMR, pourront aider leurs collègues au quotidien dans l’utilisation des outils liés à l’eCMR mais aussi faire quelques séances de prises en main ou de formation auprès de ses collègues. Vous pouvez ainsi assurer la formation directement en interne grâce à un ou plusieurs collaborateurs clés.
Encourager le feedback et l’amélioration continue
Demandez régulièrement des retours de vos collaborateurs quant à l’utilisation de l’eCMR. Les feedbacks permettront de faire remonter des difficultés d’utilisation, de fonctionnement ou même d’organisation afin de toujours améliorer la gestion des eCMR au sein de votre entreprise, et ce, à tous les niveaux.
L’eCMR n’est qu’une étape de la transformation numérique. Bien d’autres documents ou processus peuvent être automatisés, ce qui implique de développer une vraie culture du numérique au sein de l’entreprise. Encouragez vos équipes à rester curieuse et ouverte aux évolutions technologiques, en les faisant participer à des conférences en interne, des formations régulières ou même à des salons professionnels dédiés au transport et à la logistique.
Avant de vous lancer dans la programmation de formations pour vos équipes, pensez tout d’abord à choisir les bons outils pour gérer vos eCMR. Nous vous recommandons d’investir dans nos solutions d’informatique embarquée ELIOT (unité centrale, terminal tactile, application mobile, tracker GPS autonome pour la géolocalisation de matériel), parfaitement compatibles avec les plateformes d’eCMR. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !